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Three questions to… Work Package 6

Marko Hajdinjak

Senior Researcher, ARC Fund

Your work package seeks to evaluate the outcomes of the testing of the ETHNA System in different contexts. How did the six implementing organisations differ?

Not only did the six implementing organisations come from different contexts (higher education, research funding, innovation ecosystem, and research centres), they each had a different starting point. For example, at Harno and Espaitec, the idea to set up a governance structure similar to the ETHNA System emerged only after the two organisations joined the project. At UNINOVA, a rather vague idea that an ethics governance structure could be beneficial existed, but there were no concrete plans how to implement it. ARC Fund had a well-developed plan to implement an ethics governance structure, but it had not yet been carried out until its involvement in the ETHNA System project. UJI already had some key ethics management instruments in place, such as the Ethics Code, several committees related to ethical issues and the Ethics Line, but there was also awareness that these structures needed to be renewed and some new ones developed. At NTNU, a well-established ethics governance structure was already in existence before the commencement of the project.

What different barriers in the implementation of the ETHNA System did you discover?

While not all challenges and barriers were necessarily valid or applicable in all implementation contexts, several important ones did emerge. A critical challenge was that if the methodology were to be applied too rigidly, it could be perceived as a top-down imposed mandate on the researchers. Despite good intentions, a lack of the necessary resources (e.g. human resources, time, financing) could also delay or prevent a successful implementation. Overall, insufficient understanding of the RRI concept and skepticism concerning its added value presented a further challenge to implementing across the different organisations. Other barriers identified included the insufficient or inconsistent support from the senior management, or inadequate communication and cooperation between units (resistance based on hierarchy, experience, competition, professional ‘jealousy’, etc.). Any reluctance to implement changes and reforms in the organisation could also bring about challenges in the implementation of the ETHNA System. Lastly, the difficulties of engaging external stakeholders was cited as a further hinderance.

What were some of the lessons learned from the evaluation?

A number of very interesting lessons came out of the ETHNA System implementation process. For example, the co-creation process is essential as it fosters fruitful debates among internal stakeholders. This not only improves the quality of the process, but also helps to ensure that the achieved results are not seen by the personnel as something imposed on them but co-created with them. It is also necessary to focus on what is important for organisation’s context: ETHNA is a flexible ethics governance system and there is no need to adopt it in its entirety. In a similar vein, one size does not fit all: The ETHNA System Guide to the Ethics Governance of RRI is a very practical document, with useful and step-by-step instructions about how to implement the ETHNA System and develop its tools. Most of the steps in the ETHNA System Guide are voluntary and can be easily adapted to organisational context and needs. As such, the ETHNA System can be easily applied in research-performing and research-funding organisations of all types and sizes. In large organisations such as universities, the ETHNA System might be more appropriate for smaller units, such as departments or faculties. Based on the findings from the evaluation, the final version of the ETHNA System will be developed, along with the five-year implementation plan and a manual with the implementation methodology for those that wish to adopt the ETHNA System in their universities, technology parks, research centres and research financing organisations. 

Método de laboratorio ETHNA y materiales de formación publicados

Para desarrollar y mejorar realmente el ETHNA System, hay que ponerlo a prueba en situaciones reales. Aplicar, probar, perfeccionar… mediante un proceso iterativo, el método ETHNA Lab está llevando a seis organizaciones de toda Europa a través de un proceso inclusivo de desarrollo, prueba y perfeccionamiento del ETHNA System.

Tras meses de desarrollo, el método ETHNA Lab y los materiales de formación (entrega 5.3) se han publicado y se están poniendo en práctica. El entregable incluye una guía sobre el proceso del ETHNA Lab, seguida de reflexiones sobre el desarrollo metodológico del ETHNA Lab y su puesta en práctica. «Ha sido una experiencia reveladora ver cómo el proceso de ETHNA Lab reúne a las partes interesadas para co-crear, experimentar y evaluar los elementos del ETHNA System en contextos muy diferentes», compartió Sigrid Vedel Neuhaus, de la Fundación del Consejo Danés de Tecnología (DBT), el socio que apoya el proceso de implementación.

En el primer paso, las seis organizaciones ejecutoras han creado planes de ejecución (entrega 5.1). Además, cada organización ha creado planes de participación de las partes interesadas (Entregable 5.2), que proporcionan información sobre los planes para involucrar a las partes interesadas de la Cuádruple Hélice en la implementación, prueba y mejora del ETHNA System. La participación de las partes interesadas de la Cuádruple Hélice es clave en el proceso de desarrollo co-creativo del ETHNA System, asegurando su utilidad y relevancia, así como su sensibilidad a los diferentes valores y preocupaciones sociales.

El proceso de ETHNA Lab se desarrolla actualmente de forma simultánea en seis organizaciones diferentes de cuatro contextos de investigación e innovación distintos. Durante el período comprendido entre diciembre de 2021 y octubre de 2022, las organizaciones implementadoras han adaptado el proceso de ETHNA Lab y el ETHNA System a su propia realidad organizativa.

Actualmente, cada una de las organizaciones se enfrenta a diferentes oportunidades y retos en su aplicación del ETHNA System. Por ejemplo, en el contexto de una universidad, la Universidad Jaume I de Castellón (UJI) ha dirigido varios talleres críticos de consulta externa. El Dr. Ramón Feenstra, de la UJI, ha comprobado que «el proyecto de implantación ha sido un verdadero reto para los participantes. Descubrir la gran pluralidad

de disciplinas y pensamientos es uno de los aspectos más destacados. Acabas conociendo a gente muy variada: ¿quién dijo que la ética de la investigación es aburrida?». En la otra universidad, la Universidad Noruega de Ciencia y Tecnología (NTNU), donde ya existen herramientas similares a las propuestas por el ETHNA System, el responsable de RRI está explorando el éxito de la integración de estos instrumentos en la vida de un departamento y cómo el ETHNA System podría aportar un valor añadido.

La institución encargada de la aplicación, el Consejo de Educación y Juventud (Harno), la agencia del gobierno estonio que apoya a las instituciones educativas y de investigación, está avanzando sin problemas en el proceso de desarrollo de procedimientos de gobernanza ética. Se han celebrado múltiples actos de concienciación para grupos internos sobre ética, género y acceso abierto, y el responsable de RRI designado, junto con el grupo de trabajo, se reúne regularmente. El primer bloque del conjunto de bloques de construcción del ETHNA System fue un tratamiento en profundidad de la cuestión de la diversidad de género, a raíz del cual se prepararon secciones para el Código de Ética y Buenas Prácticas. Gracias a este esfuerzo, se aprobó el Plan de Igualdad de Género de Harno para el periodo 2022-2027.

En el Fondo de Investigación Aplicada y Comunicaciones (ARC Fund) la implantación del ETHNA System está muy avanzada. Se ha formado un funcionario de RRI y un grupo de trabajo para elaborar un Código de Ética y Buenas Prácticas. El grupo de trabajo ha realizado varias entrevistas y está planeando un taller con las partes interesadas internas como parte del desarrollo del Código. Una vez finalizado el Código, también se formará un Consejo de Ética de la Investigación. Por último, todos los miembros del personal participarán en una serie de formaciones (ética de la investigación; métodos de participación pública; cuestiones de igualdad de género y diversidad en la investigación; y formación sobre el acceso abierto).

Por último, Espaitec, el Parque Científico y Tecnológico de la UJI, que trabaja en el ámbito de la Innovación, está elaborando un Código Ético y de Buenas Prácticas en materia de perspectiva de género. Como Espaitec no es un centro de investigación, un reto clave ha sido la falta de referencias de buenas prácticas en ecosistemas como el suyo. «Nos hemos dado cuenta de que hay muchos ejemplos de investigación responsable, pero no tanto de centros de innovación. Así, una de las principales dificultades ha sido identificar buenas prácticas que puedan servir a todas las empresas asentadas en el parque, ya que desarrollan su actividad en sectores muy diversos como el energético y medioambiental, el de las TIC, el sanitario y el biotecnológico, entre otros», señaló Eva Pardo Gil, de Espaitec.

Hacia finales de año se publicarán informes que analizarán la implantación del ETHNA System y recogerán las dificultades encontradas en el proceso.

Descargar el documento 5.1

Descargar el documento 5.2

Descargar el documento 5.3

Todos los entregables del proyecto ETHNA System se pueden encontrar aquí.

Los entregables aún no han sido revisados por la Comisión Europea. Por lo tanto, su contenido podría cambiar como resultado del proceso de revisión

ETHNA System para tus oídos

En el tráfico, haciendo las tareas domésticas o mientras hace ejercicio: Los podcasts pueden hacer que el tiempo vuele. ¿Por qué no escuchar un podcast sobre RRI? En la nueva edición del podcast RRI Explained, la coordinadora del proyecto ETHNA System, Elsa González-Esteban, nos habla del proyecto, de su misión y de lo que supone crear un sistema de gobernanza ética.

El podcast RRI Explained fue iniciado por el proyecto de la UE RESBIOS, que inculcará prácticas éticas sólidas en cuatro institutos de investigación en biociencia de toda Europa. El podcast comprende una serie de entrevistas con expertos en el campo de la ética, la RRI y las biociencias. En su última edición, el responsable de comunicación de RESBIOS, Chris Styles, habló con Elsa sobre cómo el ETHNA System proporciona tanto una base como la flexibilidad necesaria para crear sistemas de gobernanza ética a medida, en la educación superior, la financiación y los centros de investigación, y cómo los otros pilares de la RRI informan la gobernanza.

Ir al podcast

Comunicado de prensa: El concepto del ETHNA System se implantará en los Living Labs de toda Europa

El proyecto del ETHNA System comienza con fuerza el año 2022 con la publicación de una versión actualizada del Concepto del ETHNA System que utilizarán las organizaciones que pilotarán su aplicación durante la vida del proyecto. El Concepto sirve de guía para la gobernanza ética de la RRI en las organizaciones que realizan investigación e innovación (OPI) y en las organizaciones de financiación (ORP).

La Guía es la culminación de un amplio proceso de consulta a múltiples partes interesadas en el que participaron casi 900 interesados externos de todo el mundo para ayudar a revisar y validar la primera versión del concepto del ETHNA System. Las principales conclusiones del proceso apuntan a la necesidad de crear un sistema más adaptable que aborde dos dimensiones esenciales para la institucionalización de la RRI: el apoyo del liderazgo de alto nivel y una base de apoyo existente. Para adaptarse con éxito a estas diferentes características institucionales, el ETHNA System prevé diferentes modelos. Así, los ejecutores pueden elegir el nivel que mejor se adapte a su estructura interna.

La publicación de la Guía sirve de base para la siguiente fase crítica del proyecto: su aplicación a través de los Living Labs. El ETHNA System se demostrará y verificará en cuatro contextos de laboratorio viviente en la educación superior, la financiación de la investigación, los ecosistemas de innovación y los centros de investigación en 6 organizaciones diferentes de España, Noruega, Estonia, Portugal y Bulgaria. En el ETHNA Lab, los participantes participarán en un proceso de co-creación y experimentación para democratizar y mejorar los elementos del ETHNA System.

Elsa González Esteban, coordinadora del proyecto y profesora del Departamento de Filosofía y Sociología de la Universidad Jaume I de Castellón (UJI), afirma que «por un lado, los Living Labs ayudarán a demostrar que el cambio positivo es posible con una co-creación dedicada y reflexiva con las partes interesadas. Y por otro lado, un proceso de participación diversa de las partes interesadas en los Living Labs conducirá a la inclusión de representantes de cada sector en los procesos de innovación, creando resultados de los que puedan beneficiarse todas las partes interesadas». Los resultados se incorporarán a la versión final del ETHNA System.

Descargue la guía aquí

Este documento aún no ha sido revisado por la Comisión Europea. Por lo tanto, su contenido podría cambiar como resultado del proceso de revisión.

Guía práctica para la realización de talleres deliberativos con las partes interesadas

La participación de las partes interesadas internas y externas desempeña un papel importante en todas las actividades de RRI. En el marco del proyecto del Sistema ETHNA se ha elaborado una guía sobre cómo implicar a las partes interesadas en los procesos de deliberación.

“Stakeholder involvement in ethical governance of R&I – A guide for HEFRCs” es la segunda de las tres guías que está elaborando el socio del proyecto EUREC, la Red Europea de Comités de Ética de la Investigación. Proporciona a las instituciones que desean implantar un sistema ETHNA una orientación metodológica para la participación de las partes interesadas en la gobernanza de la I+I. La guía presenta una serie de opciones y ejemplos ilustrativos para la realización de talleres de deliberación con actores clave, ya sea de las comunidades de investigación, innovación y financiación, las empresas y la industria, los responsables políticos o la sociedad civil.

Lisa Häberlein, autora principal de la guía, explica: «Si se tienen en cuenta las perspectivas de las partes interesadas en una fase temprana, se pueden identificar, debatir e incorporar eficazmente los valores, las necesidades y las expectativas de la sociedad en las actividades de RRI. Esta guía le ayudará a aprender más sobre los métodos y técnicas de deliberación de las partes interesadas para promover el aprendizaje dialógico».

Así, la guía ofrece un diseño de taller flexible que puede adaptarse a las necesidades específicas de la organización y sus estructuras. «Nuestro objetivo era crear una guía lo suficientemente amplia como para abordar la situación y las circunstancias de su organización, pero también lo suficientemente universal como para proporcionar un estándar común para las actividades de deliberación en los centros de educación superior, investigación y financiación de la investigación», concluye Häberlein.

Descargue la guía aquí (en inglés)

Este documento aún no ha sido revisado por la Comisión Europea. Por lo tanto, su contenido podría cambiar como resultado del proceso de revisión.

Guía del sistema Ethna sobre la participación de las partes interesadas

Para definir y medir las necesidades y demandas más acuciantes de la sociedad, muchas instituciones de investigación quieren situar a sus partes interesadas en el centro de la investigación y la innovación, pero a menudo no saben cómo hacerlo. Ahora, el proyecto del Sistema ETHNA ha finalizado una guía sobre cómo los centros de educación superior, financiación e investigación pueden desarrollar estrategias de participación de las partes interesadas que apoyen la Investigación e Innovación Responsables.

La guía, «Mapping stakeholders and scoping involvement – A guide for HEFRCs», es el primero de los tres documentos de orientación que publicará el socio del proyecto EUREC, la Red Europea de Comités de Ética de la Investigación.  «La guía puede servir como hoja de ruta concreta para involucrar a las partes interesadas de una amplia gama de grupos sociales que están dispuestos a participar en un diálogo sobre la gobernanza ética», explica Lisa Häberlein, principal autora de la guía. «Al utilizar esta guía, las instituciones pueden contribuir así a garantizar que la investigación responda mejor a las necesidades, valores y expectativas de la sociedad».

La guía de mapeo de las partes interesadas ofrece información tanto para los que se inician en el tema como para los lectores que quieren aprovechar las estructuras ya establecidas para la participación de las partes interesadas. El documento incluye una hoja de ruta de 6 pasos para identificar, analizar, mapear, priorizar, seleccionar y reclutar a las partes interesadas, así como plantillas que faciliten la participación de las partes interesadas desde el principio.

Descargue la guía aquí (en inglés) 

Este documento aún no ha sido revisado por la Comisión Europea. Por lo tanto, su contenido podría cambiar como resultado del proceso de revisión.

Impulsores, barreras y mejores prácticas en el camino hacia la implementación del sistema ethna

Recientemente ha concluido el proceso de consulta a las múltiples partes interesadas para revisar y validar los resultados del concepto del Sistema ETHNA. Gracias a la participación de casi 900 partes interesadas externas de todo el mundo, que se dedican a diversas áreas clave de la Investigación e Innovación Responsable (RRI por sus siglas en inglés), conseguimos arrojar más luz sobre los impulsores, los obstáculos y las buenas prácticas de la institucionalización de la investigación y la innovación responsables en las organizaciones que realizan investigación (RPO).

Nuestras conclusiones indican que los principales obstáculos siguen estando relacionados con una relativa falta de concienciación y una incomprensión de los principios, conceptos y prácticas de la ética y otras dimensiones de la RRI. Otra barrera importante en las RPO es la falta de apoyo de los dirigentes de alto nivel, así como la debilidad de las estructuras y medidas de apoyo existentes. En consecuencia, estas barreras pueden manifestarse en una falta de recursos -en términos de tiempo, recursos humanos y financieros- disponibles para fomentar la incorporación de los principios de ética y responsabilidad en las prácticas de investigación.

En la práctica, a menudo se observa que en una RPO existe una combinación de varias barreras, una situación compleja que sólo puede abordarse si existe una cultura organizativa de apoyo -o al menos un mandato y un marco normativo- para tener en cuenta los principios de la RRI a la hora de llevar a cabo la investigación. La institucionalización de la RRI puede fomentarse mediante la adhesión voluntaria u obligatoria a normas o reglas normativas nacionales e internacionales.

Los líderes institucionales deben comprender los beneficios de un sistema de gobernanza de la ética para facilitar mejoras sustanciales en cuanto a la difusión de los principios de RRI dentro de sus organizaciones. Para ello, las buenas prácticas, como los próximos experimentos de living labs del proyecto ETHNA, son de suma importancia. Tenemos que demostrar que los cambios positivos son posibles con una planificación adecuada y una cuidadosa co-creación con cada una de las partes interesadas.

Como hemos aprendido en la consulta, la institucionalización de la RRI lleva tiempo y los procesos de cambio gradual tienen algunos requisitos importantes. Es deseable una combinación de enfoques ascendentes y descendentes, pero el apoyo de los altos dirigentes es esencial para iniciar y ampliar las iniciativas. El desarrollo de un sistema de gobernanza de la ética no debe suponer una carga más para el personal investigador participante, al que se quiere «subir a bordo» desde el principio. Para garantizar su motivación y comprensión, es necesario llevar a cabo una sensibilización continua y una formación significativa sobre los distintos principios y prácticas de la RRI, lo que podría fomentarse a través de «facilitadores» del cambio comprometidos dentro de las organizaciones.

Una de las principales conclusiones de todo el proceso de consulta fue que, aunque existen retos o incluso barreras similares en todos los países y organizaciones, no pueden resolverse con una solución única. Podemos entender esto en el sentido de que el «viaje es la propia recompensa», lo que significa que los ejecutores pueden aprender más de los procesos iniciados y facilitados que de las estructuras que establecen.

Por Dietmar Lampert and Gábor Szüdi, Centro de Innovación Social (ZSI)

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Drivers, barriers, and best practices on the road to implementing the ETHNA SYSTEM

The multi-stakeholder consultation process to revise and validate the results of the ETHNA System concept recently concluded. Through the involvement of almost 900 external stakeholders from across the world, who are engaged in various RRI key areas, we managed to shed more light on the drivers, barriers and good practices of institutionalising responsible research and innovation in research-performing organisations (RPO).

Our findings indicate that the main barriers are still related to a relative lack of awareness and a misunderstanding about the principles, concepts, and practices of ethics and other RRI dimensions. Another major barrier at RPOs is the lack of top-level leadership support, as well as weak existing support structures and measures. Consequently, these barriers might manifest themselves in a lack of resources – in terms of time, human and financial resources – available to foster the incorporation of ethics and responsibility principles in research practices.

In practice, you often find that a combination of several barriers exists in an RPO, a complex situation that can only be tackled if there is a supportive organisational culture in place – or at least a mandate and regulatory framework – to take RRI principles into account when carrying out research. Institutionalising RRI can be fostered by the voluntary or mandatory adherence to national and international standards or normative rules.

Institutional leaders should understand the benefits of an ethics governance system to facilitate substantial improvements in terms of spreading RRI principles within their organisations. For this purpose, good practices such as the upcoming living lab experiments in the ETHNA project are of utmost importance. We need to showcase that positive changes are possible with proper planning and careful co-creation with each of the involved stakeholders.

As we have learnt from the consultation, institutionalising RRI takes time and gradual change processes have some important prerequisites. A mix of bottom-up and top-down approaches is desirable, but top leadership support is essential for initiating and scaling up initiatives. The development of an ethics governance system should not put another burden on the participating researchers whom you want ‘on board’ from the get-go. To ensure their motivation and understanding, continuous awareness-raising and meaningful training on various RRI principles and practices are needed, which might be fostered through engaged change ‘facilitators’ within organisations.

A main take-away of the whole consultation process was that, although similar challenges or even barriers exist across countries and organisations, they cannot be solved by a ‘one-size-fits-all’ solution. We may understand this in the sense that the ‘journey is the reward itself’, meaning that the implementers may learn more from the processes initiated and facilitated than from the structures they establish.

By Dietmar Lampert and Gábor Szüdi, Centre for Social Innovation (ZSI)

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Three questions to… Work Package 4

Dietmar Lampert and Gábor Szüdi

Centre for Social Innovation (ZSI)

Question: Your work group is currently focused on designing the implementation plans for the ETHNA System. How is the work progressing?

Indeed, while it is true that the work is being led by us at ZSI, we could not have done it without our key partners because the conducted research has been a collaborative effort. Our goal was to revise and validate the results compiled in the first version of the ETHNA System concept, which we could only have achieved by sensibly involving the project partners. Each of them has contributed to at least one activity of the multi-stakeholder consultation, most of them to several activities where we strived to find out the most significant challenges and most important incentives, as well as good practices for the institutionalisation of RRI at different research-performing organisations commonly found in Europe.

We are nearly done with our work that we organised in three phases: at the outset of our work, we had started – together with our partners – with conducting 25 exploratory interviews to identify the central issues that quadruple helix actors throughout Europe experienced when institutionalising RRI or one of its key areas. The next phase was a series of workshops organised by selected project partners (Arc Fund, FECYT, NTNU, Harno, and us at ZSI) between July and September 2021 to discuss in-depth and enrich the findings of the interviews: four workshops were dedicated to research performers along four RRI key areas, i.e. ethics, gender equality, public engagement, and open science, and a special workshop was dedicated to research and innovation funders and the hot topic of AI and Ethics. The narrative evidence was then validated through a global-scale online survey where almost 900 researchers working on RRI shared their opinion on and experiences with RRI governance incentives, challenges, practices, and potential progress measures. In a final step, our work group is currently analysing the relevant gathered data to fine-tune the ETHNA System concept and provide guidance to the upcoming ETHNA Living Lab.

Question: What are the key challenges you are facing in your work?

The four living lab implementation cases envisioned by ETHNA cover very different types of research-performing organisations as well as research-funding organisations, each of which has distinct needs and priorities towards the institutionalisation of RRI. In addition, RRI keys covered in our consultation process are truly diverse among themselves. Therefore, the sheer variety of the RRI issues on the one hand and the expectation to elaborate relevant and actionable options for the Living Labs one the other hand has proven to be the most challenging task of all. In the end, we as a project have to be modest in terms of what can be done in the Living Labs and what should even be attempted in the limited amount of time given in the context of the ETHNA project – institutionalisation takes time! That being said, there is no harvesting without planting seeds.

Question: Did something come up during the project work that you did not expect at the outset?

It was enlightening to see that, in terms of the institutionalisation of RRI or one of its key areas, most research-performing organisations face very similar challenges, irrespective of their kind, size, or country. Now, that does not mean that there is a common, ‘one-size-fit-all’ solution out there that is the answer to all their problems. On the contrary, institutional characteristics must be taken into account, from the organisational culture and values to the organisational structure, to the leadership support and support structures already in place, to the readiness and capabilities of their researchers, to bottom-up initiatives found in various departments or groups, to external influences.

We were also surprised to repeatedly hear how important it is to focus on processes, not so much – and certainly not solely – on outcomes. The saying that the journey is the reward seems especially true when it comes to RRI institutionalisation.